Tip # 1 - Cómo organizar un Banquete Institucional

Desayunos, almuerzos y cenas.

Muchas veces nuestro cliente nos solicitará organizar desayunos, almuerzos o cenas institucionales. Éstos generalmente se llevarán a cabo en la propia empresa o institución anfitriona, con el fin de agasajar a un grupo de personas ya sean del exterior o locales.

Para lograr planificar y organizar este tipo de banquetes es importante tener en cuenta:

1) El objetivo del banquete. Para definir el tipo de catering que vamos a ofrecer y el tipo de montaje a recomendar.

2) Aconsejar a nuestro cliente sobre nuestros servicios. Muchas veces no es necesario contar con un organizador de eventos, puede definirse directamente entre la secretaria y del Departamento de Eventos del hotel, todo dependerá de la complejidad del evento y si el organizador de eventos le generará un plus al banquete.

3) Cantidad de personas a invitar. Esto es de gran importancia a la hora de seleccionar el salón y acomodar a los invitados.

4) Si los invitados son del exterior. Es importante investigar las costumbres del país, así como los gustos del o de los invitados, de tal forma evitamos momentos difíciles durante el evento o peor aún que el invitado no coma.

5) Definir el tipo de invitación y su envío. Generalmente el director o presidente de la compañía es quien invita. Las invitaciones se envían con 20 días de anticipación; y en el caso de una autoridad gubernamental se invitará 30 días previos al evento (generalmente tienen actividades pactadas  y de esta forma logramos anticiparnos y confirmar su asistencia).

6) Definir el timing del evento. El mismo se planificará acorde a los requisitos del cliente. Luego de su confección se deberá confirmar con la persona responsable de la firma y se entregará a cada proveedor e integrante de la organización para una adecuada organización.

Asegurarse de llevar a cabo el montaje correcto de la mesa:

a) Platos base (mal llamado platos de sitio).

b) Platos buffet.

c) Los cubiertos dependerán de las opciones de almuerzo.

d) Las servilletas serán preferentemente de tela.

e) La cristalería dependerá de las bebidas seleccionadas (copas de agua, copas de vino tinto, copas de vino espumoso, etc.).

f) Los manteles, las flores y las sillas dependerán del tipo de banquete que organizaremos, se recomienda elegir los colores de la institución anfitriona.

g) Numerar las mesas. Eso nos ayudará a ubicar a los invitados, lo ideal es organizar la lista de invitados en orden alfabética y por apellido.

h) Identificar los menús especiales. Es conveniente identificar donde se ubicarán los celíacos, vegetarianos, hipertensos y todo invitado que requiera un menú especial. Se deberá definir un menú adecuado y atractivo para cada uno y confirmar con 72 horas previas al evento debido a que el proveedor de catering o el hotel dependerá de la misma para lograr el éxito del evento.

Sobre el catering y las bebidas

Almuerzos. Dependiendo la cantidad de personas se determinará el tipo de servicio:

1) Emplatado. Se recomienda ese tipo de almuerzo para un máximo de 30 personas, si las instalaciones y la logística lo permiten.

Dos opciones de entrada (sopa y ensalada), dos opciones de plato fuerte (carne y pescado), una opción de postre.

Colocar en las mesas un menú del almuerzo por cada comensal.

2) Buffet. Es más cómodo y permiten un menú más amplio para los invitados.Es una tendencia ofrecer mesas de estaciones.

Seleccionar entre las opciones de almuerzo: ensaladas, carne, pollo, pastas, guarniciones, pancitos y es una tendencia ofrecer mesas de estaciones.

Se recomienda tratar de evitar alimentos como mayonesa, huevo, mariscos u otro alimento que pueda ocasionar algún tipo de intoxicación.

El cliente debe definir el tipo de bebidas a servir:

Desayuno: café, té, agua, variedad de jugos (cítrico y no cítrico), leche regular y descremada, azúcar y  edulcorantes en sobres.

Almuerzo: agua, refrescos, refrescos light, vino tinto, café regular y descafeinado, azúcar, edulcorante, té. En caso de un almuerzo de trabajo no se recomienda ofrecer bebidas alcohólicas.

Cena: agua, refresco, refrescos light, vino, whisky, ron, según disponibilidad de la Institución.

Personal

Se debe tener dos o más azafatas triple A recibiendo a los invitados e indicándoles donde se deben sentar. Los mozos deben ser correctamente entrenados sobre las bebidas y comida que se tiene disponible.

Se recomienda un mozo por 15 personas en almuerzos tipo buffet y en almuerzos tipo emplatado, 1 mozo por mesa. 

OPC. Leonardo S. Artigas